64 Prozent der Speditionen können offene Stellen in der Disposition nicht besetzen. Gleichzeitig mussten fast 80 Prozent der Logistikunternehmen in Deutschland laut einer aktuellen Sophos-Befragung bereits einen Cyberangriff verkraften, und seit dem 1. Januar 2025 muss jedes B2B-Unternehmen – ob Fünf-Mann-Spedition oder Konzern – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Drei Zahlen, ein gemeinsamer Nenner: Wer noch mit Excel-Listen, Zetteln und einer über Jahre gewachsenen Insellösung arbeitet, spürt diesen Druck aktuell besonders deutlich.
Die gute Nachricht: Die Warnsignale sind meist klar erkennbar, lange bevor es richtig teuer wird. Hier sind zehn davon.
1. Ihre Disposition lebt in Excel-Tabellen und auf Zetteln
Wenn Frachtaufträge, Kapazitäten oder Sperrungen noch in parallel gepflegten Excel-Listen landen, ist das mehr als ein Komfortproblem. Jede manuell übertragene Zahl ist eine potenzielle Fehlerquelle, jede Version eine Quelle für Missverständnisse zwischen Disposition, Fahrpersonal und Kunden. Laut der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026, einer Erhebung unter knapp 5.000 Unternehmen aller Branchen, sehen sich Betriebe in Deutschland bei Digitalisierung und Cyberabwehr zwar grundsätzlich solide aufgestellt – gleichzeitig macht dieselbe Erhebung deutlichen Handlungsbedarf bei den praktischen Rahmenbedingungen aus. Genau in dieser Lücke zwischen gefühlter und tatsächlicher Prozessreife stecken die meisten Speditionen, die noch mit Excel als zentralem Steuerungsinstrument arbeiten.
2. Sie können E-Rechnungen nicht normgerecht verarbeiten
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und weiterverarbeiten zu können – ohne Ausnahme für Betriebsgröße oder Umsatz. Für den Versand laufen die Übergangsfristen: Wer über der Umsatzgrenze liegt, muss ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen können, ab 2028 fällt die Pflicht endgültig für alle. Wenn Ihre aktuelle Software PDF-Rechnungen nicht durch eine XML-Ebene ergänzen oder eingehende E-Rechnungen nicht automatisiert einlesen kann, wird aus einem Buchhaltungsthema schnell ein handfestes Compliance-Risiko.iert werden.
3. Disponentinnen und Disponenten sind chronisch überlastet
Der Fachkräftemangel trifft die Spedition nicht nur am Fahrersitz. Laut einer Befragung der VerkehrsRundschau geben 64 Prozent der Speditionen an, offene Stellen in der Disposition nicht besetzen zu können – ein Wert, der die Situation im Lager und sogar bei Fahrpersonal übertrifft. Wenn jede zusätzliche Auftragsspitze zu Überstunden führt, weil Routinearbeiten wie Tourenplanung, Auftragsabgleich oder Statusabfragen manuell erledigt werden, bindet das genau die Kapazität, die für strategische Aufgaben fehlt. Moderne Speditionssoftware mit automatisierter Tourenplanung und Schnittstellen zu Kunden und Partnern entlastet hier spürbar – und macht den Arbeitsplatz für die ohnehin knappen Fachkräfte attraktiver.
4. Kunden fragen nach Echtzeit-Tracking – Sie können nur „wir rufen zurück“ anbieten
Transparenz ist längst kein Nice-to-have mehr. Laut einer Studie zu digitalen Innovationen im Transport- und Logistikbereich fühlen sich rund 80 Prozent der befragten Beschäftigten in Deutschland durch technische Nachverfolgbarkeit von Sendungen sicherer in ihrer täglichen Arbeit – ein Effekt, der sich eins zu eins auf die Kundenseite überträgt. Wenn jede Statusanfrage einen Anruf bei der Disposition auslöst, statt dass Kunden selbst nachsehen können, kostet das nicht nur Zeit, sondern zunehmend auch Aufträge an digital besser aufgestellte Wettbewerber.
5. Ihre Systeme sprechen nicht miteinander
Jede Spedition arbeitet heute mit einem Geflecht aus Partnern: Verladern, Frachtführern, Terminals, Zollagenten, Telematik-Anbietern. Wenn jede dieser Verbindungen manuell gepflegt oder per E-Mail-Hin-und-Her überbrückt werden muss, statt über definierte Schnittstellen (EDI, APIs) automatisiert zu laufen, wächst mit jedem neuen Partner der Verwaltungsaufwand überproportional. Eine fehlende oder veraltete Schnittstellenlandschaft ist eines der zuverlässigsten Anzeichen dafür, dass die eingesetzte Software an ihre Grenzen stößt.
6. Sie wissen nicht, wie angreifbar Ihre IT wirklich ist
Die Bedrohungslage hat sich für die Branche spürbar verschärft: Eine Sophos-Befragung unter 147 Fach- und Führungskräften der deutschen Logistikbranche (durchgeführt von techconsult, veröffentlicht Anfang 2026) zeigt, dass fast 80 Prozent der Betriebe bereits von Cyberangriffen betroffen waren, häufig über Schwachstellen bei Lieferanten oder menschliche Fehler. Eine weitere Untersuchung unter kleinen und mittleren Transportunternehmen kam auf niedrigere, aber ebenfalls ernstzunehmende Werte und stellte gleichzeitig fest, dass viele KMU ihre eigene Sicherheitslage überschätzen. Fällt die Disposition durch einen Angriff aus, stehen buchstäblich die Lkw still. Wer nicht sagen kann, wann die eingesetzte Software zuletzt sicherheitsrelevante Updates erhalten hat, sollte das dringend klären – auch mit Blick auf die seit 2024 erweiterten NIS-2-Anforderungen an Logistikunternehmen.
7. Auswertungen brauchen Tage statt Minuten
Wie viele Aufträge pro Kunde, welche Marge pro Relation, wo häufen sich Verspätungen? Wenn solche Fragen erst durch manuelles Zusammentragen aus mehreren Tabellen beantwortet werden können, fehlt die Datenbasis für schnelle unternehmerische Entscheidungen. Aktuelle Digitalisierungstrends in der Logistik gehen klar in Richtung vorausschauender statt reaktiver Steuerung – möglich wird das nur, wenn Kennzahlen in Echtzeit statt am Monatsende vorliegen.
8. Ihre Software wird vom Hersteller kaum noch weiterentwickelt
Ein System, das seit Jahren keine spürbaren Updates mehr erhalten hat, ist nicht neutral „stabil“ – es fällt gegenüber gesetzlichen Anforderungen (E-Rechnung, künftige Meldepflichten), neuen Sicherheitsstandards und den Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden zurück. Wenn der Support nur noch auf Anfrage reagiert oder zentrale Funktionen fehlen, die im Markt längst Standard sind, ist das ein klares strukturelles Warnsignal, kein akutes Einzelproblem.
9. Neue Mitarbeitende brauchen wochenlange Einarbeitung
Der Fachkräftemangel macht jede Einstellung wertvoll – und jede unnötig lange Einarbeitungszeit teuer. Wenn neue Disponentinnen und Disponenten Wochen brauchen, um sich durch mehrere Insellösungen, Excel-Makros und undokumentierte Arbeitsweisen zu kämpfen, sinkt die Produktivität nicht nur kurzfristig. Eine intuitiv bedienbare, konsolidierte Software wird damit auch zu einem Argument im Wettbewerb um Personal – ein Anbieter von Recruiting-Software für die Branche bezifferte den Anteil unbesetzter Stellen nach 30 Tagen zuletzt auf rund 60 Prozent, was zur allgemeinen Fachkräftemangel-Lage passt, auch wenn diese konkrete Zahl aus Anbieterangaben stammt und nicht aus einer unabhängigen Studie.
10. Sie reagieren nur noch – statt zu planen
Störungen, Sperrungen, kurzfristige Kapazitätsengpässe: Sie gehören zum Tagesgeschäft. Der Unterschied liegt darin, ob eine Spedition sie kommen sieht oder von ihnen überrascht wird. Aktuelle Digitalisierungstrends in der Branche beschreiben genau diesen Wandel von reaktiven zu proaktiven Steuerungsmodellen, gestützt auf Datenanalyse statt Bauchgefühl. Wenn Ihr Team im Alltag ausschließlich mit Feuerlöschen beschäftigt ist, fehlt die Software-Grundlage, um vorausschauend zu disponieren.
Was tun, wenn mehrere Punkte zutreffen?
Egal, welcher der zehn Punkte zutrifft: Die Lösung ist selten ein kompletter Systemwechsel über Nacht, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Prozesse laufen heute noch manuell, welche Schnittstellen fehlen, welche gesetzlichen Fristen (E-Rechnung, NIS-2) stehen an – und wo verliert das Team im Alltag am meisten Zeit?
Wer zusätzlich im Kombinierten Verkehr unterwegs ist, kennt einige dieser Punkte noch in einer zusätzlichen Ausprägung: Baustellen und Sperrungen im Schienennetz (Punkt 1 und 10), die Koordination von Trassen und Terminalkapazitäten (Punkt 5 und 7) oder die Personaleinsatzplanung für Zugbegleitung und Rangierpersonal (Punkt 3 und 9) verlangen nach Werkzeugen, die klassische, rein straßenorientierte Speditionssoftware in der Regel nicht mitbringt. Genau für diese Prozesse hat catkin eigene Lösungen entwickelt: den Bahn Baustellen Manager (BBM) für die digitale Baustellenkoordination, cOPERATOR für die operative Steuerung im Kombinierten Verkehr, cSTAFF für die Personaleinsatzplanung und cTRANS für die Transportabwicklung.
Häufige Fragen zur Speditionssoftware
Woran erkenne ich, dass meine Speditionssoftware veraltet ist?
Typische Anzeichen sind parallel gepflegte Excel-Listen, fehlende Schnittstellen zu Kunden und Partnern, lange Einarbeitungszeiten für neues Personal und die Unfähigkeit, aktuelle gesetzliche Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht abzubilden.
Ist die E-Rechnungspflicht für Speditionen bereits verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen greift stufenweise ab 2027, abhängig vom Vorjahresumsatz, und gilt spätestens ab 2028 uneingeschränkt.
Wie stark sind Speditionen von Cyberangriffen betroffen?
Laut einer 2026 veröffentlichten Sophos-Befragung unter Fach- und Führungskräften der deutschen Logistikbranche war fast 80 Prozent der befragten Unternehmen bereits von einem Cyberangriff betroffen, oft ausgelöst über Schwachstellen bei Lieferanten oder menschliche Fehler.
Lohnt sich eine neue Software auch für kleinere Speditionen?
Ja – gerade kleinere Betriebe mit begrenzten Personalressourcen profitieren davon, Routineaufgaben zu automatisieren, da ihnen anders als Großunternehmen oft die Kapazität fehlt, Fachkräftelücken durch zusätzliches Personal auszugleichen.
