Transportaufträge planen, Fahrzeuge disponieren, Personal einteilen und über sämtliche Prozesse informiert bleiben – wer diese Aufgaben digitalisieren will, muss meist sechsstellige Beträge in Hard- und Software investieren. Oder nutzt ein Software-as-a-Service-System wie cTRANS. Die 2016 von der catkin GmbH entwickelte Anwendung bietet jetzt noch mehr Funktionen. Davon profitieren unter anderem das Speditionsunternehmen N.P Transport und seine Kunden.
Ob Industrie 4.0 oder Logistik 4.0: Kleine und mittlere Speditionen geraten zunehmend unter Druck. Bisher kam für viele selbst die Investition in ein klassisches Transportmanagementsystem kaum infrage – und eine digitale Cloudlösung erst recht nicht. Neben den Kosten scheuten sie auch den Zeitaufwand, um ihre Prozesse von Telefon, Fax und Excel-Tabelle auf ein neues Verfahren umzustellen. Das Unternehmen N.P Transport aus Offenbach hat den Sprung ins digitale Auftragsmanagement gewagt – und gewonnen.
Basis: Browser
Um mit cTRANS disponieren und sich mit Kunden, Fahrern und Subunternehmern vernetzen zu können, genügt ein gewöhnlicher Internetbrowser. Sobald der Vertrag mit catkin geschlossen ist, werden die Unternehmen für die Softwareanwendung freigeschaltet: Auf der cTRANS-Website der catkin GmbH melden sie sich mit ihren Zugangsdaten und ihrem persönlichen Passwort an. Jedes Unternehmen hat hier einen eigenen, geschützten Bereich, die sogenannte „private Instanz“. Darin können die Nutzer ihre Aufträge verwalten, Mitarbeiter und Fahrzeuge einteilen und vieles mehr. „Nach dem Einloggen auf cTRANS können wir uns alle Transportaufträge und die Position der
Fahrzeuge anzeigen lassen“, erklärt Nikolay Peev, Inhaber von N.P Transport. „Viele Kunden erteilen die Aufträge bereits direkt über die catkin-Plattform.“ Hierbei profitieren die Disponenten auch von der jüngsten Erweiterung der Sofware: cTRANS lässt sich nun mit jeder gängigen GPS-Hardware verbinden. So kann eine Spedition wie N.P Transport ihre Fahrzeuge mit cTRANS jederzeit orten, disponieren und das Fahrpersonal über Änderungen oder weitere Aufträge informieren.
Web + App statt Excel + Fax
Das Unternehmen N.P Transport beschäftigt aktuell 25 Fahrer; 25 eigene Fahrzeuge sind
täglich für 14 Auftraggeber im Einsatz – allesamt Logistikdienstleister. Die schätzen aktuelle Online-Statusinformationen in Echtzeit besonders: Sendungsverfolgung gehört für die meisten von ihnen zum Standardservice. Für N.P Transport hat die Umstellung auf die digitale Disposition mit einem Kunden begonnen, der das Kommunikationsportal der catkin GmbH für sein Auftragsmanagement nutzt. „So wurden wir auf cTRANS aufmerksam“, sagt Nikolay Peev. Seit fast einem Jahr arbeitet die Spedition inzwischen mit der Software.
„Bei der Disposition sparen wir unglaublich viel Zeit, zum Beispiel durch die Zuordnung per Drag-and-Drop. Früher mussten wir alles in Excel-Tabellen eintippen und abgleichen. Jetzt planen wir, indem wir einfach mit der Maus Fahrer und Fahrzeug zu den jeweiligen Aufträgen ziehen.“
Das ist bei der neuen Version von cTRANS noch komfortabler als vorher: Auf Wunsch der Fuhrunternehmer wurden die vorgegebenen Auftragsstrukturen erweitert und unterscheiden beispielsweise zwischen Fernverkehren, Werksverkehren, Bahntransporten und Umfuhren. „Für uns als Unternehmen, das viele kombinierte Verkehre realisiert, ist das besonders praktisch“, sagt Peter Kehm. Kostenlose App für Fahrer – flexible Kosten für Nutzer. Alle Fahrer von N.P Transport – eigene und fremde – sind über eine kostenlose App auf den Mobilgeräten ebenfalls an cTRANS angebunden. So erhalten sie nicht nur ihre Transportaufträge, sondern können selbst eventuelle Abweichungen melden oder Frachtbriefe beim Kunden ausdrucken. Damit laufen sämtliche Informationen vom Auftragseingang bis zur Ablieferung direkt bei cTRANS zusammen. „Die Fehlerquote geht gegen null – sowohl bei Auftragserfassung und Disposition als auch beim Ausstellen der Frachtbriefe oder bei der Abrechnung“, sagt Nikolay Peev. Davon profitieren heute alle Kunden von N.P Transport. „Innerhalb kürzester Zeit haben wir unsere gesamten Prozesse mit cTRANS digitalisiert.“ Zurzeit betrifft das 300 Aufträge pro Woche. Die Kosten für die Software hängen dabei von der Nutzung ab – bei hohem Auftragsaufkommen steigen sie, bei sinkender Nachfrage reduzieren sie sich. „Wir wollten die Einstiegshürden für die Nutzer möglichst niedrig halten – mit unserem Software-as-a-ServiceAngebot ist uns das gelungen“, erklärt catkin-Geschäftsführer Christian Krüger.
Zur catkin GmbH
Die catkin GmbH entwickelt und realisiert maßgeschneiderte Kommunikationslösungen für Logistiker. Die Vernetzung von Auftraggebern, Auftragnehmern und allen anderen am Prozess Beteiligten erhöht die Effizienz bei der Transportabwicklung und senkt gleichzeitig die Kosten. Dafür stellt das Dortmunder Softwarehaus die systemunabhängige Kommunikationsplattform „catkin“ zur Verfügung. Dieses Kunden und Dienstleisterportal unterstützt Unternehmen weltweit beim Auftragsmanagement und der Disposition. Mit Erfolg: Drei aktuelle Projekte von catkin sind für die Plattform Industrie 4.0 des VDI Technologiezentrums ausgewählt worden.
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